プライバシーポリシー

函館トヨペット株式会社

2004年4月1日

はじめに

当社がお客様に商品、サービス等をご提供するにあたり、それら商品・サービスの品質管理向上およびお客様の便宜を図るために、個人情報を提供していただくことがあります。

当社はお客様の個人情報保護の重要性を深く認識し、お客様の個人情報保護なくして、お客様との健全なコミュニケーションに基づく最適な商品・サービスの提供はありえないと考えております。

そこで、当社の個人情報に向けての全社的な取り組みの基本方針を定め、プライバシーポリシーとしてお客様のご理解をいただくためにここに公開いたします。

個人情報とは

お客様の個人情報とは、お客様に関する情報であり、特定のお客様を識別できる情報をいいます。

また、他の情報と合わせ特定のお客様を識別できる情報も個人情報といたします。

店頭でお名前をご記入いただきますアンケートやご購入手続きの際に記入していただきます各種の書類などに記載された情報がこれにあたります。

個人情報の収集について

当社では、お客様から個人情報を収集するときは、その目的をそのパンフレットやホームページ上において明示します。

また、直接お客様に個人情報をご記入いただく際には、その場においてあらためて、収集目的を明確にいたします。

お客様にお知らせした収集目的の範囲を超えて個人情報を利用することはありません。

お客様は、お客様の自由な判断でこの同意を拒むことができます。

お客様情報の利用

  1. 収集させていただいたお客様情報は以下の目的またはその他正当な目的でのみ利用いたします。
     

    1. お客様とのお取引上の責任を果たすこと。
    2. 当社より 定期点検、車検など各種サービスメンテナンスのご案内などを提供するため、郵便、電話、電子メー ルなどの方法によりお知らせすること。
    3. 当社より 自動車、携帯電話、その他取扱う商品・サービス企画などの情報、あるいは各種イベント・キャンペ ーンなどの開催について、郵便、電話、電子メールなどの方法によりお知らせすること。
    4. 商品開発あるいは顧客満足度向上策検討のため、郵便、電話、電子メールなどの方法によりアンケート調査を実施すること。
    5. 保険代理店として、下記の各保険会社の損害保険、生命保険及びこれらに付帯・関連するサービスの提供等の業務の遂行に必要な範囲で利用すること。
    6. 取引保険会社名
      損害保険会社
      生命保険会社

      (注釈)各保険会社の利用目的は、それぞれの会社のホームページに記載してあります。

    7. 与信判断及び与信管理
  2. お客様はご案内・アンケート調査の実施の停止をご要望される場合は当社にその旨をお申し出いただくことができます。
    お客様の担当または最寄の「店舗の個人情報保護責任者(店長)」にお申し出下さい。
    但し、1-5.の保険に関わるご案内、アンケート調査などの停止については、ご加入の各保険会社に、直接お申し出いただくことになります。

お客様情報の第三者への提供

  1. 当社は、次の場合を除いて、お客様の個人情報を第三者に提供することはありません。
    但し、当社が業務委託先に、委託業務に必要な範囲内でお客様情報を預ける場合は、この限りではありません。  

    1. お客様が同意されている場合
    2. トヨタ自動車株式会社およびトヨタ自動車株式会社と情報提供契約を締結した者に口頭、書面または電子媒体にて提供する場合。(下表を参照)
      但し、④については、販売車がトヨタ車の場合に限ります。
    3. 提供内容 提供先 提供先の利用目的
      1. 車両注文書など記載の個人情報
      注文日、車名・塗色・型式などに関わる情報
      買主注文者および登録名義人の氏名、住所の情報<
      将来、当社がサービス入庫などを通して把握する「車両注文書記載の個人情報」の変更情報」
      トヨタ自動車株式会社およびトヨタ自動車株式会社と情報提供契約を締結をした者 お客様に商品の企画・開発など、あるいはお客様満足度向上策などの検討の参考にする目的で、自動車を購入した動機などあるいは当社のお客様のお客様対応などについてアンケート調査を実施する。
      トヨタ自動車株式会社 お客様に、商品・サービスなどについての情報を提供するなど営業に関するご案内をすること
      ヨタ自動車株式会社および
      あいおいニッセイ同和損害保険株式会社
      東京海上日動火災保険株式会社
      トヨタファイナンス株式会社
      U-Carのロングラン保証制度について、お客様の保証を担保するために、保険に加入すること。
      保険契約者:トヨタ自動車(株)
      取扱代理店:トヨタファイナンス(株)
      引受保険会社:あいおいニッセイ同和損害保険(株)
      東京海上日動火災保険(株)
      2. 車両注文書など記載の個人情報および下取り車両、当該注文書と同時に行われた使用済車引取依頼車両の自動車検査証の情報 トヨタ自動車株式会社 トヨタ自動車として販売先などを確認の上、お客様の事情に応じた有効な販売施策をトヨタ車両販売店に対し展開すること。
      3. 氏名、住所、年齢、性別、電話番号、勤務先、車両登録番号・車台番号及び車両装備の内容、修理及びメンテナンスなどに要した部品の品番・作業場所・作業日及び作業日における距離計表示の走行距離等 お客様からのお申し出やご指摘などに対して、適切な対応を行うこと。
      4. 車両注文書など記載の個人情報および自動車登録番号
      (将来、当社および当社以外のトヨタ販売店がサービス入庫を通して把握する「車両注文書記載の個人情報および自動車登録番号」の変更情報含む)
      トヨタ自動車株式会社
      買主注文者および登録名義人が今後サービス入庫されるトヨタ販売店(含む当社)
      お客様にリコールなど市場処理案内を行なうこと。
      提供するお客様情報を更新すること。
      お客様が、サービス入庫などされる時、電話などにてご相談される際に迅速、的確な対応すること。
    4. 法令により必要と判断される場合。
    5. お客様または公共の利益のために必要であると考えられる場合。
    6. その他正当な理由がある場合。
  2. お客様は前項(2)の第三者への提供の中止をご要望される場合は当社にその旨をお申し出いただくことができます。
    お客様の担当または最寄の「店舗の個人情報保護責任者(店長)」にお申し出下さい。
  3. お客様が、自動車代金などの支払いを怠るなど車両注文書売買契約条項8条あるいはこれに相当する条項に違反した場合、当社および社団法人日本自動車販売連合会の当社が加盟する支部に加盟する会社間で与信判断および契約後のお取引の参考資料として共同利用することがあります。
    共同利用する情報は、住所・氏名・生年月日・電話番号・勤務先及び当該契約の契約日・商品名・契約額・支払回数・契約残高・月々の支払いなどに限定します。お客様の個人情報についての共同利用に関する管理責任者は当社とします。

    売買契約条項8条
    1. 自動車代金などの支払いを期日経過後3日以内になされないとき。
    2. 自動車を入質、譲渡、転売、貨与または担保の目的に供したとき。
    3. 自動車の改造、毀損等現状の変更をしたとき。
    4. 支払停止、保全処分(信用に関しないものは除く)、差押、または破産・民事再生、会社整理、特別精算などの申し立てがあったとき。

個人情報保護の体制

当社では個人情報保護を全社として取り組むために、個人情報保護推進委員会を設けています。

この委員会のもとに個人情報保護の責任者を選任し、社内の全部署における個人情報保護を徹底し、社員の個人情報教育を進め、お客様からご意見を受け賜る体制を整えています。

セキュリティ

当社は、個人情報がお客様からお預かりしている情報と理解し、その安全を期することが責務と認識し、適切な管理を実施いたします。

お客様からのお問い合せ

お客様は当社が保有する個人情報について当社に開示を請求することができます。

またその結果、必要な場合は修正を請求することができます。その他、個人情報に関する問合せや苦情・相談を申し付けることができます。

当社はこれらを受けた場合は合理的な範囲で適切に対応させていただきます。

  1. 開示および訂正などの請求の受付

    当社はお客様がご本人様の個人情報の開示、訂正などを希望される場合は、当社の定める書面の提出により開示および訂正などに応じます。

    開示請求書など当社の定める書面の入手方法につきましては、お客様のご担当させていただいております店舗までお問合せ下さい。

    尚、個人情報開示にあたりまして、1項目当り1,000円を手数料としてお支払いいただきます。

    <受付窓口> 当社・各店舗 個人情報保護責任者または個人情報保護担当者

  2. 個人情報の取扱いに関する問い合わせ窓口
    1. 当社・各店舗:個人情報保護責任者または個人情報保護担当者
    2. 社団法人日本自動車販売協会連合会(認定個人情報保護団体)
      消費者相談室(TEL:03-5733-3105)

法令などの遵守と改善

  1. 当社は、お客様の個人情報の取扱いに関係する日本の法令、その他の規範を誠実に遵守します。
  2. 当社は、お客様の個人情報について、適切な安全措置を講ずることによリ、漏洩、改ざん、紛失等の危険防止に努めます。
  3. 当社は、お客様の個人情報の取扱いに関して、定期的に監査を行ない、常に継続的改善に努めます。